读《电子档案管理理论与实务》，把一些我认为的重要的地方摘录下来。
电子档案
电子档案定义
电子档案(electronic records)是指机关、团体、企业事业单位和其他组织（以下简称组织机构）以及个人在履行其法定职责或者处理事务过程中，通过计算机等电子设备形成、办理、传输和存储的，对国家和社会具有保存价值的各种文字、图表、声像、数据等不同形式的信息记录构成的集合，是有价值的信息资源和重要的业务资产。
电子档案特点
电子档案具有系统依赖性、载体易分离性、存储高密度性、信息易变性、信息共享性、信息可集成性等特点。
电子档案要素
电子档案三要素观，即电子档案由内容、背景和结构组成。
电子档案内容
电子档案内容(content)是指以字符、图形、图像、音频、视频等形式表示的电子档案的主题信息，是电子档案所包含的信息主体。
电子档案背景
电子档案背景(context)是指能够证明电子档案形成过程和档案之间相互关系的信息。
在电子档案管理过程中，背景信息具有重要作用，其中最主要的是为电子档案的真实、可靠和完整提供证明。
电子档案结构
电子档案结构(structure)是指电子档案的内容信息的组织和表达方式，分为逻辑结构和物理结构。
记录电子档案的结构是实现电子档案长期可用、安全的重要保障。
电子档案元数据
元数据(Metadata)是描述数据的数据(data about data)。
电子档案元数据是指描述电子档案内容、背景、结构及其管理过程的数据，是电子档案管理的重要工具，同时也是电子档案管理的重要对象。
元数据呈现形式:
(1)伴随是指元数据是电子档案本身携带的属性信息
(2)包含是指电子档案正文当中包含的元数据
(3)链接是指元数据与电子档案独立保存，元数据通过利用指针、链接维护二者的 关联
(4)打包是指采用技术工具将电子档案与元数据物理存放在一起，封装成一个计算 机文件
电子档案元数据有助于电子档案真实性、完整性、可用性（详见第二章第二节），支持档案的安全管理，支持档案的高效检索，支持整个档案管理流程及其集成与优化。
电子档案管理
管理目标
档案管理应当满足真实性(authenticity)、可靠性(reliability)、完整性(integrity)与可用性(usability)“四性”要求。
基本要求
《档案法》规定电子档案应当来源可靠、程序规范、要素合规，为电子档案管理提出了基本要求。
管理原则
电子档案管理原则主要包括统一管理原则、全程管理原则、业务驱动原则、方便利用原则、确保安全原则，是进行电子档案管理的行动指南和工作指引。
基本模式
电子档案管理基本模式是指电子档案在归口、流转、保管等日常管理工作中形成的不同管理做法与方式。
电子档案归口模式也称作组织机构内部电子档案管理模式，是指电子档案在组织机构以何种归口方式进行管理的工作模式。统一式管理是指电子档案由机构档案部门统一归口管理和保存的管理模式。
电子档案流转模式是指电子档案在整个管理过程中是否仅以电子形式进行归档和管理的工作模式。电子档案单套制是指仅以电子形式归档电子数据（文件）和管理电子档案的方式。电子档案单套制的重大意义，除了节省成本、提高效率等之外，更是倒逼形成电子档案管理范式的难得机遇，是实现“增量电子化”档案信息化建设任务的重要方式。
电子档案的集中式保管模式是比较通用的管理模式，也是我国电子档案管理采用的保管模式。
电子档案管理系统
相关信息系统
按照电子档案管理的不同阶段，可以将电子档案管理相关的信息系统分为三类：业务系统、电子档案管理系统、电子档案长期保存系统。
一 业务系统
常见的业务系统主要有以下几种：
1 办公自动化系统
办公自动化系统(Office Automation System, OA)是面向组织机构日常运作和管理的综合办公信息系统。
2 电子政务系统
电子政务系统(Electronic Government System, EGS)是基于互联网技术的面向政府机关内部、其他政府机构的信息服务和信息处理系统。
3 音视频处理系统(Video and Audio Processing System)
4 公务电子邮件系统(Official Electronic Mail System, E-MAIL)
5 信息发布系统(Information Publish System, IPS)
6 计算机辅助系统(Computer Aided System, CAS)是利用计算机辅助完成不同类型任务的信息系统的总称。
7 企业资源计划系统
企业资源计划系统(Enterprise Resource Planning, ERP)是对企业物质资源、资金资源和信息资源集成一体化管理的信息系统。
8 产品数据管理系统
产品数据管理系统(Product Data Management, PDM)是管理产品生产全过程以及生产过程中产生的与产品有关的信息的系统。
9 客户关系管理系统
客户关系管理系统(Customer Relationship Management, CRM)是以客户数据的管理为核心，利用信息技术实现市场营销、销售、服务等活动自动化，并建立一个客户信息的收集、管理、分析、利用的信息系统。
10 电子商务系统(Electronic Commerce System, ECS)
11 人力资源管理系统(Human Resource Management System, HRMS)
12 财务管理系统(Financial Management System, FMS)是一种面向价值信息和基于会计管理活动的信息系统。
13 建筑信息管理系统(Building Information Modeling, BIM)
另外，还有全球卫星定位系统(Global Positioning System, GPS)、地理信息系统(Geographic Information System, CIS)等。
二 电子档案管理系统
电子档案管理系统(Electronic Records Management System, ERMS)是对电子档案进行捕获、维护、利用和处置的计算机信息系统。
三 电子档案长期保存系统
电子档案长期保存系统即可信数字仓储(Trusted Digital Repository, TDR)系统(TDR for records)；电子档案长期保存系统应用于档案馆，重点在于电子档案非现行期的长期保存和管理问题。
系统功能架构
电子档案管理相关信息系统功能架构
安全管理功能是保护电子档案以及管理系统安全的功能，包括身份认证、电子签名、权限管理、审计跟踪等内容。
核心业务功能
电子档案管理相关信息系统的核心业务功能包括形成与收集、整理与归档、保管与保护、利用与开发、鉴定与销毁、移交与统计功能。其中形成、收集、整理、归档功能一般由业务系统承担，电子档案管理系统承担后续档案管理功能。在业务系统无法实现上述功能时，电子档案管理系统应当具备除形成外的收集、整理、归档功能。
系统设计与建设
系统实现方式
电子档案管理相关信息系统实现方式可以从两个角度分类
- 1 按系统关系划分
(1)嵌入式是指在业务系统上自行开发完善电子档案管理功能使其成为业务系统子模块，在业务系统内部实现电子档案的收集、管理。
这种模式会造成档案信息的分散，无法实现电子档案集中统一管理，由于电子档案管理功能一般不完善，无法对电子档案实施完全、规范的管理。因而，除法定特殊情形外，不建议组织机构使用嵌入式模式建设电子档案管理系统。
(2)独立式是指电子档案管理系统以独立于业务系统的方式实施。
电子档案管理系统在系统功能上与业务系统进行协调，主要表现在接口规范上的要求，不直接影响业务系统内部的技术框架。
这种模式电子档案管理系统被动接收业务系统提交的数据，需要在相应管理制度的配合下，强化业务系统主动提交电子档案及其元数据的要求。
(3)整合式是嵌入式和独立式的结合。
电子档案管理系统分为两部分，一部分嵌入业务系统中，实时捕获电子档案及其元数据；另外一个部分则集中保管维护电子档案及其元数据。
- 2 按部署方式划分
(1)分散式是指各个组织机构建设单独的电子档案管理系统，衔接本单位业务系统进行电子档案管理的模式。
优点是电子档案管理系统能够根据各单位情况进行定制开发，对档案资源管控力度比较大，缺点是成本较高，部署效率低。分散式是当前常用的部署模式。
(2)集中式是指多个组织机构统一建设、集中部署电子档案管理系统，衔接各自单位业务系统进行电子档案管理的模式。
优点是总体成本较低，部署效率高，标准统一，缺点是不容易满足各单位个性化需求，各单位对档案资源管控力度有所减弱。
综合各方面情况来看，集中式是目前比较理想的部署模式。
(3)分布式是指多个组织机构统一建设、分别部署电子档案管理系统，衔接各自业务系统进行电子档案管理的模式。
系统建设原则
电子档案管理相关信息系统设计和建设应当遵循标准化原则、实用性原则、全程性原则、完整性原则、安全性原则、系统性原则。
电子档案形成与收集
电子档案形成
电子档案形成是指通过创建或接收方式生成电子档案的过程。
电子档案形成原则：
电子档案形成要满足依法形成、数据完整、要件齐备、样式合规、格式规范和质量合格六方面要求。
电子档案的收集：
电子档案收集是指将形成的电子档案按一定要求汇集起来。
- 电子档案收集范围
电子档案收集范围是由文件材料归档范围与档案保管期限表确定的。
元数据的收集：
元数据与电子档案数字对象在收集方面的最大的区别，就是元数据是在电子档案的整个生命周期内不断增加的，元数据的收集贯穿于电子档案管理的整个生命周期。为保证元数据完整，在业务系统、电子档案管理系统设计与开发时就应当对元数据的收集进行规划，并按照生成节点及时捕获。
电子档案整理与归档
整理原则：电子档案整理应遵循标准化原则、专业化原则、自动化原则、智能化原则。
整理程序：
归档：
归档是指将具有凭证、查考和保存价值且办理完毕、经系统整理的电子数据（文件）及其元数据管理权限向档案部门提交的过程。归档主要包括捕获、录入、检测、登记等工作步骤。
档案数据库建设：
档案数据库建设是电子档案整理归档工作的延续和深化，也是进行电子档案保管与保护、利用与开发、鉴定与销毁、移交与统计等后续工作的重要基础。
数据库类型
电子档案保管与保护
电子档案存储(storage)是指以经济、有效、安全的方式保护、存取和管理电子档案以便利用的过程。
备份分类：
电子档案保存(preservation)又称作电子档案长期保存，是指确保电子档案得到长期维护所涉及的过程和操作。电子档案长期保存主要包括技术冻结、仿真、燥化、更新、复制、再生保护、格式转换、封装、迁移等。
电子档案保护(preservation)是指采用物理和化学方法保持电子档案载体和信息稳定性的行为。
电子档案转换(conversion)是指在确保电子档案原有信息内容不发生变化的前提下，变更电子档案的载体形式或文件格式。电子档案迁移(migration)是指在不改变文件格式的前提下，将电子档案由一种软硬件配置转移到另一种软硬件配置的过程。
电子档案利用与开发
电子档案利用(access)是指查找、使用或检索电子档案的权利、机会和方法。
检索是档案提供利用的关键。
电子档案检索(retrieval)是指通过著录标引、建立索引、提取特征等方式标识档案信息，以此为依托形成电子档案检索系统，并通过检索系统选择、获取特定信息的过程。
一般来说，电子档案利用包括利用登记、利用审批（如需）、档案利用、效果反馈等程序。档案利用一般基于权限进行，不需要进行额外的审批程序。利用审批是指超出用户利用权限，由相关管理人员进行审批授权。
需要注意的是，不需利用审批的电子档案利用，同样需要填写档案利用登记表和效果登记表，以备日后查考和帮助改善档案利用工作。
电子档案利用安全控制措施主要包括身份认证、审计跟踪、文件保护、数字水印等。
电子档案鉴定与销毁
鉴定(appraisal)是电子档案管理工作的一个重要流程，也是贯穿电子档案管理全生命周期的一项专业性档案管理工作。这是鉴定工作区别于其他工作流程的重要特点。
电子档案鉴定定义：电子档案鉴定是指对电子档案的内容和技术状况进行评估的过程，确认其真实性、完整性、可用性、安全性及其保存价值等，是对电子档案价值和技术的双重鉴定。
电子档案销毁(destruction)是指消除或删除失去价值的电子档案，使之无法恢复的过程。电子档案销毁分为数据销毁和载体销毁。
电子档案移交与统计
电子档案移交是按照国家规定将电子档案的保管权交给档案馆的过程。
电子档案移交接收与归档过程类似，区别在于归档属于内部交接，而电子档案移交接收属于外部交接，因而在具体工作步骤上存在一定差异。
电子档案统计是运用统计技术和方法，以表册、数字形式记录、描述、分析和研究电子档案管理工作的各种现象、状态和趋势，从而揭示其发展过程、现状及一般规律的活动，是统计方法与技术应用于电子档案管理工作的过程。